收藏:每个视频会议主持人都应采取的隐私措施

视频会议软件  中目云视频  发布时间:2020-12-08

在日常工作中,我们会召开很多视频会议,所以正确安排会议以确保公司和客户的隐私非常重要。

 

对于许多公司来说,视频会议已成为日常业务通信中不可或缺的一部分。由于许多员工和客户都在远程工作,隐私是企业在努力保护利益相关者和谈话安全时非常关心的问题。

 

选择正确的视频会议解决方案是一个良好的开端,更为重要的是,会议组织者应了解他们在保护其在线会议内容和与会者隐私方面的方法。小编总结了一些方法,可以帮助您更好地准备一个安全可靠的视频会议。

 

 

1.防止非相关人员加入会议

 

如果您主持一场常规的线上视频会议,在与会者到齐的情况下,您可以将会议进行锁定,如此可以避免不相关人员进入会议;

 

如果您需要安排一场网络研讨会,您若又希望只有受邀嘉宾可以获取网络研讨会相关信息并加入到网络研讨会中来,您可以对网络研讨会进行编辑,将“注册”设置为必填,选择“手动审批”。这样可以保证所有参会的嘉宾都是获得您的认可的,没有任何不相关人员。

 

 

2.参会者输入密码入会

 

安排会议的时候,您可以对会议进行密码设置,受邀参会者需要输入会议密码才能加入会议。这似乎是一个不必要的步骤,但这却是一个重要的额外保护层,以确保只有受邀的人才能参加视频会议。

 

 

 

3.设置等候室

 

 

作为会议主持人,您可以通过为任何在主持人之前入会的嘉宾设置一个“等候室”,来确保对嘉宾入会和会前对话的控制。如果您希望在整个会议期间在特定的时间段介绍来宾演讲者,此设置尤其重要。使用会议等候室,您可以选择一次让所有参会者入会,也可以在准备好后让他们按顺序进入。

 

或者,您可以更改视频会议设置,只有在主持人入会后,参会者才可以加入会议。等待主持人开始会议对参会者来说是一种更为愉快的体验,因为他们不会感到与不认识的人进行闲聊的压力。对于会议内容敏感的会议,这种做法还可以防止其他人在主持人入会之前共享这些信息。

 

 

4.将会议URL或入会信息保密

 

如果您正在举办一个公共虚拟活动,不要在您的宣传资料中分享您的会议细节。让人们知道他们将通过电子邮件收到会议链接。您还应该使用一个品牌会议的网址,让人们知道他们在正确的会议。这会让您的品牌在不同的渠道和平台上看起来更专业,从而创造出更具凝聚力的品牌体验。

 

保护您的入会链接或入会信息的隐私,也可以保护您的公司在无意中与公众共享私人信息。如果您控制了入会人员,并已采取措施阻止不速之客,则可以放心地进行呼叫,不用担心会议信息会泄露。

 

 

5.确保您具有会议的控制权

 

不允许任何人在未经主持人允许的情况下共享文件或共享屏幕。特别不利的情况是,有人可能会在会议期间散布恶意文件,这可能会损害贵公司的声誉。即使没有这种情况,在会议中不方便的时候分享文件或展示屏幕的人也会扰乱会议,让其他参会者体验变差。

 

在主持人准备好让特定的人接管之前,尽量限制共享文件或共享桌面功能。这也将防止无意或不必要的干扰,从而提高会议效率。

 

 

6.要求实名和视频入会

 

参加会议的每个人都必须实名入会,并打开相机,以便会议中的其他所有人都可以看到参会者的脸。这可以帮助您确定参会人员的信息,并且确定没有不请自来的客人冒充您的员工或与会者。视频入会还可以显示与会者的注意力和为会议作出贡献。

 

在会议开始之前,将此要求通知到每个与会者,这样他们就有足够的时间安排会议空间。一旦建立了此标准,请提醒每个人在每次会议开始时打开相机。如有必要,您可将陌生的名字和与会者踢出会议。

 

 

7.有人发言时将其他与会者静音

 

在视频会议期间,许多新主持人会使参会者感到不舒服,但要进行有效的会议,此功能是必不可少的。这样可以确保与会者发言质量,并防止其他与会者听到其它参会人员背景对话或想要干扰您会议的与会者达成目的。更重要的是,它可以防止人们彼此交谈,这是一个臭名昭著的视频会议问题,会造成尴尬的停顿或使客人不高兴。

 

作为主持人,您可以选择在举手时取消静音,也可以让参与者需要发言的时候取消静音。无论您是否允许与会者取消静音,请准备使用静音按钮,以防有人自己忘记静音。

 

 

8.在会前准备做好共享屏幕的准备

 

在开始您希望共享屏幕的任何会议之前,请仔细检查您所需共享的应用程序或文件是否已经打开,更重要的是,所有不需要的程序都已关闭。共享屏幕时,您应该不想做这样的事情:登录到服务(如邮件客户端),以便所有与会者都可以看到。这不仅可以是一个安全问题,而且会分散会议目的的注意力,浪费时间。

 

在会议期间,一次共享一个窗口,并关闭共享屏幕时可能显示的任何文件名,书签或其他敏感信息。如果您是多屏显示,请在会议之前进行一次测试,以确保一切正常。

 

视频会议主持人的常见做法是使用一台显示器作为共享屏幕,而其他显示器用于存储任何其它信息,例如会议议程,其它注释或您计划在演示过程中共享的任何程序或文件。

 

您在共享屏幕结束后,请立即关闭屏幕共享,以免您无意间共享敏感信息或私人信息。如有必要,您随时可以重新开始共享屏幕。

 

 

9.使用具有内置隐私和安全功能的视频会议软件

 

如果您当前的视频会议工具不允许您执行上述任何操作,请考虑将您的解决方案升级为具有强大的会议安全选项的解决方案。寻找一个具有基本安全功能的视频会议平台,例如可以设置入会密码,会议等候室以及文件和屏幕共享权限。

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