告别尴尬视频会议的六大技巧

John  中目云视频  发布时间:2021-04-14

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无论您是远程常规用户还是刚接触视频会议的新手,您都可能通过电话会议将面对面会议替换为虚拟会议。但是,何时何种方式以通过视频进行连接?

面对视频还是音频的决定时,您可能会倾向于只拨电话,因为视频会议的最佳做法并不总是那么容易理解。实际上,那里有很多视频通话禁忌。从不适当的衣服到凌乱的工作空间,可能会有许多细微差别使您和您的团队无法参加更好,更高效的视频会议。

作为您值得信赖的会议专家,我们正在回答有关视频会议的主要问题,因此您将更有信心与您的团队,经理,甚至潜在客户一起举办视频会议。现在是时候彻底打破阻碍更好的视频会议的禁忌了。

您可能不敢问视频会议的6个问题

别担心-您的所有答案都在下面,因此您可以在即将举行的任何视频会议上像钻石一样闪耀光芒。 

您究竟应该何时使用视频?

每当你有一个美好的一天?好,是的,但是还有更多。 

添加视频的好处是巨大的-您可以在对话中增加人性化的内容,阅读肢体语言,并控制所有人的注意力。

视频可以使详细的项目计划更加轻松和深入,也可以与您的老板进行有意义的对话。另外,在通话中添加友好的面孔可以快速加强您与潜在客户或客户的关系。

这些推荐的规则非常简单。在以下情况下使用视频:

这是团队成员与经理之间的1:1会议

您正在提供正面或重要的反馈

比通过聊天来回发送10条消息来找出问题的答案要花费更长的时间 

会议主题特别重要或复杂

您是在向合伙人介绍自己或团队成员,他们也使用视频

我需要哪些工具来运行真正高效的视频会议?

网络摄像头和麦克风

优质的视频会议不需要特殊的设备或致电您的IT部门。您正在使用的设备很可能已经内置了视频功能,因此您应该唾手可得!

许多PC和Mac笔记本电脑都有内置的网络摄像头。不确定还是看不到?不用担心,您可以轻松使用移动设备!

值得信赖的视频会议平台

Zoom,中目和Webex等多合一视频托管平台提供了许多视频和屏幕共享功能,全球各地的远程团队每天都在使用这些功能。

屏幕共享功能使团队可以显示有关项目和工作流程的细节,从而使培训和协作变得轻而易举。

诸如中目之类的应用程序可确保参与者不容易检测到任何背景噪声(例如孩子,狗或外部噪声)。

通过使用带有内置麦克风的耳机进行视频和音频通话,将您的远程会议更进一步。

稳定的Internet连接

如果您的Wi-Fi连接不是特别的稳定,则可能需要通过网络使用本地连接。公共Wi-Fi网络(例如机场,咖啡店)经常让很多用户所困扰,因此,对于那些非常重要的会议,从移动设备到笔记本电脑设置个人热点是最佳做法。也更安全! 

穿什么衣服重要吗?

如果您是正规的远程工作人员,则可能不习惯穿上工作装(实际上,我们知道许多人更喜欢在睡衣上度过在家的一整天)。但是,如果您将要开始进行视频会议,则需要考虑一下自己的着装。

运用最好的判断力,并像往办公室一样平常地打扮。如果您是初次见到潜在客户或客户,请考虑如何设置第一印象的基调。

专家提示:在通话之前,请在日历上保留15分钟的“准备”时间,以检查后视镜并在拨入电话之前进行任何调整。  

在家工作时应该从哪里加入视频?

远程工作几乎可以在任何地方进行,而且您不需要专业的完美办公室。但是,在参加视频会议之前,您应该考虑周围的环境。

尽量不要让您的环境分散您或他人的注意力。选择一个可以使与会者在视频屏幕上保持主要焦点的地方(中性背景,没有强光或阳光直射,没有随机的路人)。 

在召开每月客户会议时,请这样想:您不会在会议上的桌上放脏衣服或洗碗,因此您不应该将这些作为背景进行视频通话。 

如果您的会议所在地比较杂乱可以考虑像中目等视频软件所携带的虚拟背景功能。

更重要的是,不要将自己放在自己的眼睛可能会漂移的地方。您将希望能够在整个通话过程中与您的会议参加者保持眼神交流。如果您分心了,就会看起来分心,这意味着您会遇到无聊,不专业,与世隔绝的,粗鲁的……。从来都不是一个好样子。

大型团体的视频通话如何减少尴尬?

与大群人进行视频通话时,请尝试向特定人员询问特定问题,并在此过程中使用其姓名。这样可以确定谁将回答问题,并避免尴尬的随便打断别人说话的情况。 

尴尬也可能以怪异的干扰形式出现,例如嗅探或吱吱作响的吸管。当您不讲话时将麦克风静音,以提高音频舒适度。如果您需要暂时离开笔记本电脑看狗叫或门铃,只需将麦克风静音并关闭视频一两分钟,然后通过聊天让您的队友知道您会回来的。这是一种礼貌的借口,不会引起不必要的打扰。

您什么时候应该要求与经理进行最后一分钟的视频通话?

向会议添加视频不必很复杂。制定团队沟通策略可以帮助分散请求即兴视频会议的尴尬。

您还需要使其易于连接。选择适合您的团队的视频会议提供商(例如中目)以及访问会议设置链接的简便方法将简化流程,因此不会每次都变成大事。outlook与中目的集成使在不到一秒钟的时间内向团队成员发送私人会议链接变得非常容易。 

一劳永逸打破视频会议禁忌

文本,电子邮件,电话,视频会议-在专业环境中与人联系的方式只会变得越来越复杂。但是,视频会议礼节并非必须如此。 

如果没有其他问题,请考虑以下六个黄金法则,以实现更好的视频会议:

使用视频加强人际关系

拥有有效的设备

看起来很专业

确保每个人都感到自己被包容

随时随地轻松访问视频

设置团队规则,使视频会议更易于管理

分解了这些视频禁忌之后,我们认为您会对响应的积极程度感到惊讶!

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