电话会议的完整流程是什么?

华万中目云视频会  中目云视频  发布时间:2022-05-12

某些场景下可能难以进行线下会议,因此电话会议和视频会议就变得愈发常见。视频会议对网络以及硬件设备的要求比较高,使得电话会议也拥有一定的市场。电话会议的优势在于更加快速、便捷,能够比较直接的阐述会议内容,各成员之间的互动性也更强。一套完整的电话会议应当包含哪些流程,中目会在下文有一个介绍。

视频会议


电话会议的完整流程:

1、电话会议账号申请。

如果之前没有申请过相关账号,则需要进行账号的申请。根据系统的不同,账号申请的流程也不一样。拥有组织电话会议的权限之后,方可创建电话会议,邀请相关参会人员。如果已有账号,则忽略此步骤。

2、电话会议的预约。

电话会议的组织者会在系统中预约一个电话会议,并邀请相关人员参与。一般来说可以使用app或者邮箱乃至办公系统直接邀请,此外应该告知会议的主题、时间、时长等等。


3、电话会议的进行。

前期准备工作完成之后,各参与者应准时前往电话会议,组织者维持会议秩序,检查系统是否正常,参与者能否听到发言者的发言。

4、会议结束后的工作。

电话会议结束以后,应该将形成的资料文档等发送给参会者,分享本次会议的成果,并予以总结。并对资料和文档进行整理和存档。

中目介绍了电话会议的基本流程,如果有特殊情况应当根据需求进行调整。电话会议的优势就在于高效,那么组织者应该利用它的特点来达成会议目的,这样的工作才是有效率且有意义的。不过在选择电话系统的时候需要考察它的功能性和易用性,保障会议的顺利进行。

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